การศึกษาวิจัยเรื่อง การนำเสนอโครงสร้างเพื่อการบริหารงานด้านพัสดุ : กรณีศึกษาสำนักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยมหิดล มีวัตถุประสงค์เพื่อ 1) เพื่อศึกษาปัญหาอุปสรรคของโครงสร้างการปฏิบัติงานของงานพัสดุ สำนักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยมหิดล ในปัจจุบันและศึกษาแนวคิดนโยบายของผู้บริหารที่เกี่ยวข้องกับงานด้านพัสดุของสำนักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยมหิดล 2) เพื่อนำเสนอโครงสร้างการบริหารด้านพัสดุของสำนักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยมหิดล ให้สนองตอบต่อปัญหาและทิศทางในการบริหารงานด้านพัสดุในอนาคต มีวิธีการดำเนินการวิจัยเชิงคุณภาพ ได้แก่ การวิจัยจาก
เอกสาร (Documentary research) ของมหาวิทยาลัยมหิดล กรมชลประทาน และมหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช การวิจัยจากการสัมภาษณ์แบบเจาะลึก (In-Depth Interview) และ การสัมภาษณ์แบบสนทนากลุ่ม (Focus Group) โดยมีประชากรและผู้ให้ข้อมูลสำคัญในการวิจัยครั้งนี้ รวมจำนวนทั้งสิ้น 39 คน ประกอบด้วย ข้าราชการและพนักงานมหาวิทยาลัยมหิดล จำนวน 37 คน และผู้อำนวยการกองพัสดุ กรมชลประทาน จำนวน 1 คน และผู้อำนวยการกองพัสดุ มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราชจำนวน 1 คน

ผลการศึกษาวิจัยจากการวิเคราะห์ผลโดยการสนทนาสภาพปัญหาและอุปสรรคของการดำเนินงานด้านการพัสดุอันเนื่องมาจากโครงสร้างในปัจจุบันของงานพัสดุ สำนักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยมหิดล ด้วยการสนทนากลุ่ม (Focus Group) โดยใช้หลักการบริหารจัดการรูปแบบ POLC พบว่าด้านการวางแผน (Planning) ผู้บริหารที่กำกับดูแลงานด้านพัสดุของสำนักงานอธิการบดี มีนโยบายการบริหารงานด้านพัสดุของสำนักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยมหิดลในอนาคต โดยเห็นว่า งานบริหารพัสดุ กองคลัง สำนักงานอธิการบดี ควรแยกตัวเป็นอิสระจาก กองคลัง และให้ขึ้นตรงต่อสำนักงานอธิการบดี เนื่องจากเป็นงานที่ใช้ความรู้ความสามารถเฉพาะด้านการพัสดุ ไม่จำต้องผ่านการกลั่นกรองจากกองคลัง เพื่อความคล่องตัว เป็นศูนย์กลางการให้คำปรึกษาด้านพัสดุ เป็นศูนย์รวมการจัดซื้อจัดจ้างพัสดุที่ใช้ประเภทเดียวกัน ให้กับทุกส่วนงาน เป็นศูนย์รวมการดำเนินการด้านพัสดุให้กับส่วนงานที่ตั้งในวิทยาเขตศาลายา โดยสนับสนุนด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ พร้อมบุคลากรด้านสารสนเทศสำหรับการพัฒนาข้อมูลด้านการพัสดุของมหาวิทยาลัยมหิดล ด้านการจัดองค์การ (Organizing)มีโครงสร้างและหน้าที่มีการกำหนดความรับผิดชอบชัดเจน ตามหน้าที่ที่กำหนดไว้ แต่ปัญหาหลักอยู่ที่ประเด็นขนาดปริมาณงานที่อยู่ในความรับผิดชอบของแต่ละบุคคลที่มีค่อนข้างมาก เนื่องจากผลมาจากการลาออกของเจ้าหน้าที่พัสดุ โดยมีสาเหตุมาจากภาระงานที่มากกว่างานด้านอื่นๆ รวมทั้งการขอย้ายโอนไปทำงานที่หน่วยงานอื่นก็กระทำได้ยากเพราะคนมาแทนไม่ได้ ทำให้ต้องอยู่ปฏิบัติงานต่อไปด้วยความรับผิดชอบและอดทน ขาดขวัญกำลังใจและแรงจูงในการทำงาน ด้านการนำองค์การ(Leading) มีปัญหาอุปสรรคต่อการปฏิบัติงาน ซึ่งปัญหาเกิดเนื่องมาจากการที่หัวหน้างานบริหารพัสดุฯ เป็นผู้มีความรู้ความสามารถสูง จึงมีความคาดหวังกับเจ้าหน้าที่พัสดุแต่ละคนในเกณฑ์สูง แต่ในความเป็นจริงเจ้าหน้าที่ส่วนใหญ่ยังไม่มีความชำนาญงานด้านพัสดุมากเท่าที่ควร ประกอบกับหัวหน้างานบริหารพัสดุฯ มีภาระงานค่อนข้างมาก จึงไม่มีเวลาในการให้การอบรมการปฏิบัติงานแก่เจ้าหน้าที่เหล่านั้น ด้านการควบคุม (Controlling) มีปัญหาอุปสรรคต่อการปฏิบัติงานเพียงบางส่วน ซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นงานเล็กๆ ที่มีวงเงินจัดหาไม่สูงมากนัก แต่เป็นงานที่มีปริมาณมาก โดยเป็นงานที่อยู่ในความรับผิดชอบของเจ้าหน้าที่ด้านพัสดุแต่ละบุคคล จึงไม่มีการติดตามความก้าวหน้าของผู้บริหาร เนื่องจากเห็นว่าไม่มีความสำคัญหรือผลกระทบเหมือนงานก่อสร้างหรืองานที่มีวงเงินจัดหาสูง ซึ่งจะต้องพิจารณาแก้ไขให้สามารถมีการควบคุมได้ทุกเรื่อง เพื่อลดปัญหางานล่าช้าและสามารถแก้ไขปัญหาได้ทันเวลา ส่วนการเบิก - จ่ายพัสดุ ซึ่งโดยปกติจะมีการกำหนดระยะเวลาที่จะได้รับพัสดุให้แก่ผู้ขอใช้พัสดุหรือหน่วยงานต่างๆ ทราบล่วงหน้า ทำให้สามารถมีระยะเวลาจัดหาพัสดุเพียงพอให้ทันความต้องการตามกำหนดเวลาได้ จึงไม่มีปัญหาและอุปสรรคในการปฏิบัติงาน

นอกจากนี้จากการศึกษาพบว่า ยังพบปัญหาและอุปสรรคในด้านอื่นๆ เพิ่มเติมจากปัญหาที่พบจากการใช้หลักการบริหาร POLC เช่น ด้านการบริหารทั่วไปเนื่องจากไม่มีผู้ปฏิบัติงานด้านธุรการโดยตรง แม้มีการจ้างบุคคลภายนอก (outsource) แต่ทำงานได้ไม่นานก็ลาออกทำให้ขาดความต่อเนื่องด้านระบบเทคโนโลยีเพื่อการสื่อสาร ไม่มีผู้ชำนาญงานด้านนี้โดยตรง ทำให้ข้อมูลทั้งข่าวสารและความรู้เกี่ยวกับงานพัสดุในระบบสารสนเทศไม่ทันสมัยการสืบค้นข้อมูลกระทำได้ยาก ทำให้เจ้าหน้าที่จะเสียเวลาในการตอบปัญหาและข้อสงสัยของหน่วยงานอื่นทางโทรศัพท์ค่อนข้างมาก และด้านสิ่งแวดล้อม เนื่องจากความคับแคบของสถานที่ปฏิบัติงานเมื่อเปรียบเทียบกับจำนวนเอกสารที่เกี่ยวกับงานด้านพัสดุรวมทั้งพัสดุที่รอการจำหน่ายซึ่งต้องนำมาเก็บในสถานที่ปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่ ทำให้ไม่สะดวกและมีผลต่อสุขภาพของเจ้าหน้าที่จากฝุ่นละอองที่เกิดจากเอกสารและพัสดุที่เก็บรักษา เป็นต้น

คำสำคัญ : การนำเสนอโครงสร้างเพื่อการบริหารงานด้านพัสดุ